Mail-Management

Ein leerer Posteingang schafft Klarheit und gibt dir das Gefühl, die Zügel in der Hand zu haben – wie eine aufgeräumte Wohnung, nur für dein digitales Ich. Er ist eine neue Gewohnheit, die weniger E-Mails braucht als du denkst und mehr Freiheit gibt, als du glaubst. Also, wage das Experiment, versuche es einmal mit der Strategie und genieße die Luftigkeit eines leeren Posteingangs.

Warum du das Experiment „leerer Posteingang“ wagen solltest.

• Ruhe im Kopf – Fokus auf die wichtigen Dinge: Wenn dein Posteingang leer ist, so wirt das wie ein aufgeräumter Schreibtisch – du hast das Gefühl, deinen Job im Griff zu haben. Du weisst, dass du alles Wichtige erledigt hast und investierst deine Energie in Aufgaben, die dich weiter bringen.
• Sofortiges Erfolgserlebnis: Das Gefühl, alle Mails bearbeitet zu haben, ist Gold wert. Ein leerer Posteingang ist wie eine kleine Trophäe am Ende des Tages, die dir sagt: „Du hast das geschafft.“ Perfekt für die Moral und – wer hätte das gedacht – dein Schlaf.
• Zeitersparnis: Schluss mit der ewigen Suche nach der „einen“ E-Mail von letzter Woche! Ein leerer Posteingang macht es leicht, den Überblick zu behalten, ohne dass du ständig durch verstaubte, alte Mails scrollen musst. Alles ist erledigt oder sicher in Ordnern verstaut.
• Weniger Stress: Dein Posteingang kann wirklich Stress verursachen. Laut Studien können überfüllte Postfächer zu einer ständigen mentalen Last werden. Die Lösung? Ein erfrischend leerer Posteingang, der diese Sorgen vertreibt.

So erreichst du einen leeren Posteingang

Dranbleiben - Der tägliche Posteingangs-Check

Stelle dir feste Zeiten ein, um deine Mails zu checken – zum Beispiel morgens und nachmittags. Das schützt dich vor der ständigen Versuchung, bei jeder neuen Nachricht sofort alles stehen und liegen zu lassen.

Drei-Klick-Prinzip: Entscheiden, Verschieben, Löschen

Öffne eine Mail und frage dich sofort:

• Erfordert diese Nachricht eine Handlung? Wenn ja, dann erledige sie direkt (wenn’s nicht länger als zwei Minuten dauert) oder erstelle aus dem Mail ein Aufgabe (siehe nächster Punkt)
• wenn sie nur zur Info ist, verschiebe sie direkt in den „Gelesen“-Ordner.
• Ist die Mail uninteressant - ab in den Papierkorb.

Aufgaben – das sind die wirklich wichtigen Dinge

Ich verwnede Thunderbird als e-Mail Programm. Dort (und inden meisten anderen Programmen ausser Apple Mail) können Aufgaben direkt aus einem Termin generiert werden. Diese Aufgabe ist ähnlich wie ein Termin und kann mit einem Datum und einer Erinnerung versehen werden. Damit wird kein ToDo mehr vergessen.

Ordner für ein einfaches Leben

Richte dir Ordner ein, die deine wichtigsten Kategorien abdecken. Bei mir gibt es nur noch „ToDo“ und „Infos“. Labels – ich brauche sie nicht mehr Die meisten E-Mail-Programme bieten „Labels“ oder „Kategorien“ an. Damit könnte man Mails in einem Ordner noch weiter strukturieren. Durch die konsequente Anwendung von Ordnern brauche ich das aber nicht mehr.

Automatisieren spart Zeit und Geld

Die Automatisierung des Posteingangs mithilfe von Regeln ist eine coole Möglichkeit, E-Mails effizienter zu verwalten.

Was sind Posteingangsregeln?

Posteingangsregeln sind vordefinierte Anweisungen, die Mail-Clients automatisch auf eingehende Nachrichten anwenden. Mit diesen Regeln kannst du:

• E-Mails sortieren (z. B. in Ordner verschieben).
• Bestimmte Nachrichten markieren oder kennzeichnen.
• Nachrichten automatisch weiterleiten oder löschen.
• Aktionen basierend auf Absender, Betreff oder Inhalt ausführen.

Beispiele für Posteingangsregeln

• Kategorisieren: Erstelle Ordner für Kategorien wie "Rechnungen", "Newsletter" oder "Arbeit".
• Newsletter verwalten: Verschiebe Newsletter direkt in einen spezifischen Ordner, um den Haupt-Posteingang sauber zu halten.
• Spam-Filterung: Erstelle Regeln, um wiederkehrende unerwünschte E-Mails zu löschen oder in den Spam-Ordner zu verschieben.
• Automatische Antworten: Erstelle für bestimmte E-Mails Regeln, die eine automatische Antwort auslösen.

Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe und aktualisiere deine Regeln regelmäßig, um deren Effizienz und Funktion sicherzustellen. Man kann Regeln auch "zu scharf" einstellen, dann wandern z.B. relevante Mails in den Spam Ordner. Deshalb ist diese Überprüfung besonders in der Startphase sehr wichtig.

Regeln, die bereits am Mailserver greifen

Eine andere Automatisierung kann auch schon am Mailserver erfolgen – z.B. werden alle gelöschten Dokumente nach einer Woche automatisch aus dem Papierkorb entfernt.

Meine Lieblinge – Newsletter

Viele von euch werden jetzt vielleicht schmunzeln – aber es gibt sie doch: Newsletter, die gut gemacht sind und mich brennend interessieren.

• Ich habe ein eigenes Postfach eingerichtet, das ich verwende, um Newsletter zu abonnieren, die ich gerne erhalten möchte. Somit trenne ich die Spreu schon vom Weizen – wirtig sind nur die, die ich in dieses Postfach bekomme.
• Melde dich von Newslettern ab, die du nicht mehr erhalten möchtest

E-Mail-Vorlagen

Oft flattern immer wieder die gleichen Fragen rein. Erstelle dir eine kleine Auswahl an E-Mail-Vorlagen, um diese Anfragen in Sekunden zu beantworten, ohne jedes Mal bei null zu beginnen.

Mails löschen

Ich kenne das Thema aus eigener Erfahrung. ALLES ist wichtig und deshalb kann NICHTS gelöscht werden. Wege aus dem Dilemma: Legt euch einen lokalen Ordner an und verschiebt euren gesamten Posteingang (mit Ausnahme der aktuellen ToDos) dort hinein. Ich bin mir sicher, dass ihr dort nie wieder hineinschauen müsst, wenn ihr euch an die Punkte weiter oben haltet. Abgesehen von eurem Posteingang freut sich auch Ihr Mailprovider (weniger Speicherverbrauch für sinnlose Mailarchive) und die Umwelt (weniger Mails – weniger Strom – weniger CO2-Ausstoß)

Ist Mail immer sinnvoll?

Macht es Sinn, für eine kurze Abklärung fünf mal mit dem Kunden hin und her zu schreiben? Wäre es vielleicht sinnvoller, mal kurz den Hörer in die Hand zu nehmen und die Sachen am Telefon abzuklären?

Zeitmanagement & Konzentration

Stell dir einmal vor, du arbeitest konzentriert an einem Angebot. Plötzlich macht es „pling“ und ein Poppup mit der neuesten e-Mail erscheint. Meinst du dass du dich dann weiter auf das Angebot konzentrieren kannst? Mit Sicherheit nicht.

• Reserviere dir einen oder 2-3 Zeitblöcke pro Tag, an denen du deine Mails konzentriert abarbeitest. Außerhalb dieser Zeitblöcke kannst du dein e-Mail-Programm beruhigt schließen. Ich verspreche dir, dass die Welt deswegen nicht untergeht und du keinen Kunden verlierst. Im Gegenteil: du wirst deine Kunden mit qualitativ hochwertiger, konzentrierter Arbeit begeistern.
• 2 Minuten Regel: Jedes Mal, wenn du eine Mail öffnest, frage dich: „Kann ich das in zwei Minuten oder weniger erledigen?“ Wenn ja, dann tu es gleich - zack, erledigt. Wenn es vermutlich länger als 2 Minuten dauert, erstelle eine Aufgabe aus dem Mail oder schiebe sie in den „ToDo“ Ordner.
• Wochenabschluss: Für alle Mails, die du dir für „irgendwann später“ aufgehoben hast, nimm dir freitags eine halbe Stunde. Geh alles durch und bring die Mails entweder zu einem Abschluss, antworte oder verschiebe sie. Es fühlt sich toll an, mit einem auferäumten Posteingang ins Wochenende starten zu können.

Weniger Mails, mehr Freiheit!

Ein strukturiertes E-Mail-Management gibt dir nicht nur mehr Zeit, sondern sorgt auch für mehr Ruhe & Gelassenheit. Der Weg dahin? Starte Schritt für Schritt (z.B. mit festen E-Mail-Zeiten und einem einfachen Zwei-Minuten-Check). Erstelle Aufgaben für Dinge, die zu erledigen sind. Nutze Filter und Vorlagen – und du wirst feststellen, dass dein Posteingang bald wieder übersichtlich und dein Arbeitstag stressfreier wird.