Raus aus dem Software-Dschungel

Es ist schon verrückt, welche Vielfalt an Software man heute als Unternehmen benötigt. Bist du schon einige Jahre unternehmerisch tätig, kommen immer mehr "Insellösungen" zusammen, die miteinander kommunizieren sollten. Wenn du neu bist in der Unternehmerwelt, bist du wahrscheinlich überfordert mit der schier unendlichen Auswahl an Produkten, die alle von sich selbst behaupten, die besten zu sein.

Das Wichtigste: eine Strategie.
Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
Welche Rahmenbedingungen sind vorhanden?

Hier gebe ich dir einmal einen Überblick über die Programme, mit denen du als Unternehmer konfrontiert bist:

Vernetzung ist wichtig!

Warum ist es so wichtig, dass die einzelnen Funtionen / Unternehmensbereiche miteinander vernetzt sind? Ganz einfach:

• es spart Zeit & Geld
• es macht dir dein Leben als Unternehmer einfacher
• Es reduziert die Fehler, die beim Eingriff von Menschen entstehen

Beispiel gefällig?

Basisfunktionalität 1
Ich habe lange Kundeninformationen mit Mailchimp versendet. Immer wenn ein neuer Kunde dazu gekommen ist, musste ich diesen manuell in Mailchimp und in meiner Auftragsverwaltung erfassen. Das sorgte häufig für Frust, weil es viel sinnlose Arbeit und der Prozess fehleranfällig war.
Heute gibt es in meinem Unternehmen wenn möglich nur noch eine Datenbasis, oder ich löse die Problematik mit automatisierten Schnittstellen.

Basisfunktionalität 2
Wenn du eine Lieferantenrechnung im System erfasst, wäre es doch einfacher wenn du mit dieser Rechnungserfassung auch gleich die Kosten an deinen Kund*innen in dessen Projekt weitergeben würdest! Und stell dir vor, diese Buchung würde sich dann auch gleich mit dem Bankingsystem verknüpfen und auf Knopfdruck die entsprechenden Buchungszeilen im Buchhaltungsprogramm generieren!

Zusatzanforderungen
Du hast einen Verkaufsprozess, der über deine Website e-Mail Adressen mit Namen einsammelt - deine potentiellen Interessenten. Jetzt stell dir mal vor, deine Interessent*innen würde im Falle einer Bestellung in deinem Onlineshop automatisch einen Kundenstamm generieren. Gleichzeitig würde der Kontaktsatz bei den Interessent*innen gelöscht, dass diese Person nur mehr Kundenwerbung ausgespielt bekommt!

Wie helfe ich mir, wenn meine Software das nicht kann?

Für solche Fälle gibt es für die gängigsten Softwareprodukte automatisierbare Schnittstellenlösungen (z.B. Zapier), die beim Erfassen eines neuen Kunden in der Auftragsverwaltung einen Listeneintrag in der e-Mail-Marketingsoftware generiert. Zu beachten ist aber, dass z.B. bei Updates manchmal die Funktionalität nicht mehr gegeben ist und dann wieder manuell korrigiert wird.

Wie ist das mit der DSGVO?

An diesem Thema bin ich fast verrückt geworden. Mein Fazit ist, dass sich die Themen Datenschutz und Vollintegrierte Software kaum unter einen Hut bringen lassen. Warum ist das so?
Software, die alle Unternehmensbereiche unter einem Dach integriert, ist extrem komplex. Man muss tausende Stunden in die Entwicklung solcher Systeme investieren. Bei mitteleuropäischen Gehaltsvorstellungen von Programmierern wären diese Systeme schlicht und ergreifend nicht finanzierbar. Das ist der Grund, warum sich die Entwicklung meist auf den asiatischen Raum konzentriert.

Persönliche Anmerkung: Ein weiterer Grund, dass in Europa kaum an solchen Projekten gearbeitet wird, ist der strenge Datenschutz. Mit verdichteten Daten ist enorm viel Geld zu verdienen und da scheint den meisten Software-Giganten Indien oder die USA das verlässlichere Pflaster zu sein.

Fakt ist, dass es keine einzige unternehmensweit vernetzte Software gibt, die in Europa entwickelt wird. Auf die in Europa strengen Datenschutzbestimmungen reagieren die Unternehmen sehr wohl. So bietet z.B. Microsoft oder Zoho Optionen an, die Daten nur auf europäischen Servern zu hosten. Ob dieses Versprechen in der Praxis auch tatsächlich eingehalten wird, ist Vertrauenssache und muss von jedem von uns selbst entschieden werden.

Die goldene Mitte

Wie so oft im Leben kann es Sinn machen, einen Mittelweg zu wählen. Bestehende Software zu ändern kostet enorm viel Geld, weil die Übernahme der Daten komplex ist. Außerdem machen z.T. die notwendigen Änderungen betrieblicher Abläufe enorm viel Arbeit. Ich weiß genau wovon ich spreche, da ich im Liebherr Werk Nenzing 1999 an der Softwaremigration zum ERP BAAN mitarbeiten konnte.

Es macht auch wirtschaftlich vielleicht keinen Sinn, ein bestehendes Auftragsverwaltungssystem zu ersetzen, das gerade installiert wurde.
Vielmehr können die unternehmerischen Kernfuntionalitäten in deiner Software bleiben und zusätzlich benötigte Funktionen ausgelagert und verknüpft werden.

Ich persönlich finde folgendes Konzept spannend:

• Voll integriertes Softwarepaket
  
• Sparsamkeit in der Erfassung persönlicher Daten (muss ich bei einem Kunden wirklich die Namen des Partners und der Kinder samt Geburtsdatum in einem CRM speichern?)
  
• Auslagerung und Verknüpfung von Prozessen, die nicht unternehmerisch notwendig sind (z.B. Verkaufskanal oder e-Mail Marketing)

Die DSGVO erlaubt es, Daten von Personen zu speichern, die mein Unternehmen zur Abwicklung des geschäftlichen Ablaufes zwingend notwendig braucht bzw. ein gesetzlicher Auftrag damit verknüpft ist (z.B. Aufbewahrungspflicht von Belegen in der Buchhaltung). Auch hier kann man sich die Frage stellen, ob man für diese Kernfunktionalität ausgerechnet eine Software aus den USA einsetzen muss. Wenn der Hersteller der Software mir jedoch garantiert, dass meine Daten nur in der EU gehostet werden, dann muss ich mir gut überlegen, ob Funktionalität und Komfort über Vertrauen steht oder eben nicht.

Funneling / e-Mail Marketing

Bei nicht unternehmerisch notwendigen Prozessen wie z.B. Verkaufskanal oder e-Mail Marketing gibt es tolle Programme, die ich direkt auf meinem eigenen Webserver (in der EU) installiere und über WordPress direkt in die Website integriert sind. Damit gelangen persönliche Daten (IP-Adresse, Name, Mailadresse) von Personen, mit denen ich noch keine aktive Geschäftsbeziehung habe,  nicht in die Hände von Dritten und auch nicht in Nicht-EU-Länder. Sobald die Mailadresse in meiner Hauptsoftware auftaucht, übernimmt Zapier die Löschung in der Interessenten-Liste, da ja offensichtlich aus dem Interessenten ein Kunde geworden ist.

Falls du dich für eine 100% DSGVO-konforme Softwarelösung für deinen persönlichen Verkaufskanal oder dein E-Mail Marketing interessierst, die nicht mehr kostet, als eine Software "von der Stange", kannst du mit mir jederzeit online ein kostenloses Beratungsgespräch vereinbaren.

Datenspeicherung

Will man heute seine Unternehmensdaten "in der Cloud" speichern, hat man ziemlich viel Auswahl. Die Großen globalen Player wie Microsoft mit OneDrive oder Dropbox musst du bedenken, dass es sich bei diesen Cloud-Lösungen um Serverstandorte außerhalb der EU handelt und du mit den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Länder (China, Russland, USA oder Indien) einverstanden sein musst.

Es gibt auch regionale Cloud-Anbieter (z.B. Landle Cloud), die Datenschutzbewussten Menschen gut funktionierende Lösungen anbieten können.